§ · Protection des données · Plateforme
Déclaration de protection des données poli.kom – complément plateforme
État au 14 octobre 2026. Ce complément s'applique à l'outil de réservation (app.polikom.ch) : compte client, réservation, facture et diffusion publicitaire. Il complète la déclaration de protection des données du site polikom.ch.
1. Champ d'application et responsable
Ce complément s'applique à l'outil de réservation poli.kom sur app.polikom.ch. Le responsable est effectives GmbH, c/o Westhive AG, Hardturmstrasse 161, 8005 Zurich. Contact pour les questions de protection des données : daniel@polikom.ch.
L'outil de réservation s'adresse aux entreprises et aux organisations. Sont traitées principalement les données des personnes qui utilisent un compte pour celles-ci.
2. Quelles données nous traitons et dans quel but
| Domaine | Données | But | Base |
|---|---|---|---|
| Compte client | Nom, adresse e-mail, langue, rôle, organisation, mot de passe (enregistré sous forme chiffrée), date et heure des connexions | Accès, gestion des utilisateurs, sécurité | Contrat |
| Réservation | Données de campagne (thèmes, géographie, langues, durée, budget), supports publicitaires et URL de destination, date et version des CG acceptées | Exécution de la réservation, preuve du consentement | Contrat |
| Facture | Raison sociale, adresse de facturation, e-mail de facturation, montants, réception des paiements | Facturation, comptabilité | Contrat, obligation légale |
| Communication | E-mails concernant la réservation, la validation, la facture, les invitations | Information sur l'état de la réservation | Contrat |
| Technique | Journaux des serveurs et des processus (moment, opération, erreur) | Exploitation, recherche d'erreurs, sécurité | Intérêt légitime |
Dans l'outil de réservation, nous n'utilisons aucun cookie d'analyse ou publicitaire. Seule la session de connexion techniquement nécessaire est enregistrée dans le navigateur (stockage local).
3. Destinataires et prestataires
Nous faisons appel aux prestataires suivants. Ils traitent les données sur notre mandat, sauf indication contraire.
| Prestataire | Tâche | Lieu des données |
|---|---|---|
| Supabase | Base de données, connexion, stockage des supports publicitaires | Irlande (UE) |
| n8n | Processus automatisés (réservation, e-mails, facture) | Allemagne (Francfort, Microsoft Azure) |
| Amazon Web Services | Envoi d'e-mails, mise à disposition de fichiers, aperçu dans l'environnement | Allemagne (Francfort), Suisse (Zurich) |
| Hetzner | Analyse des données de diffusion | Allemagne (Nuremberg) |
| Bexio | Facturation et comptabilité | Suisse |
| Hostpoint (e-mail polikom.ch) | Envoi de confirmations | Suisse |
| Google (Display & Video 360) | Diffusion et mesure des campagnes ; reçoit les supports publicitaires et les données de campagne, pas les données de compte | États-Unis, UE |
Pour le développement, la maintenance et l'exploitation de la plateforme, nous utilisons des outils assistés par l'IA d'Anthropic (États-Unis). Dans certains cas, des données d'exploitation telles que les noms et adresses e-mail des utilisateurs de comptes peuvent être traitées. Nous limitons cela au strict nécessaire.
Une communication à d'autres tiers n'a lieu que si la loi l'exige.
4. Étranger, diffusion publicitaire, conservation et droits
Communication à l'étranger : Les données sont transmises à des États de l'UE qui offrent un niveau de protection adéquat selon le droit suisse. Pour les États-Unis, nous nous fondons sur le Swiss-U.S. Data Privacy Framework lorsque le destinataire est certifié, sinon sur des clauses contractuelles types.
Diffusion publicitaire : Les campagnes sont diffusées sur des sites de tiers via Google Display & Video 360. La sélection se fait selon le thème de la page, la géographie et la langue, et non selon des profils personnels. Nous ne recevons de Google que des chiffres agrégés (p. ex. impressions, clics), aucune donnée relative à des visiteurs individuels. Google et les exploitants des sites concernés sont responsables des cookies et des données des visiteurs sur les sites de tiers.
Conservation :
- Données de compte : aussi longtemps que le compte existe ; les comptes désactivés sont supprimés après 12 mois
- Données de réservation et de facturation : 10 ans (obligation de conservation selon l'art. 958f CO)
- Journaux techniques : 12 mois
Droits : Les personnes concernées peuvent demander l'accès, la rectification et l'effacement de leurs données, pour autant qu'aucune obligation légale ne s'y oppose, ainsi que la remise de leurs données. Les demandes sont à adresser à l'adresse indiquée au chiffre 1. Les plaintes peuvent être adressées au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).
En cas de divergence entre les versions linguistiques, la version allemande fait foi.