§ · Datenschutz · Plattform
Datenschutzerklärung poli.kom – Ergänzung Plattform
Stand 14. Oktober 2026. Diese Ergänzung gilt für das Buchungstool (app.polikom.ch): Kundenkonto, Buchung, Rechnung und Werbeauslieferung. Sie ergänzt die Datenschutzerklärung der Website polikom.ch.
1. Geltungsbereich und Verantwortliche
Diese Ergänzung gilt für das Buchungstool poli.kom unter app.polikom.ch. Verantwortlich ist die effectives GmbH, c/o Westhive AG, Hardturmstrasse 161, 8005 Zürich. Kontakt für Datenschutzfragen: daniel@polikom.ch.
Das Buchungstool richtet sich an Unternehmen und Organisationen. Bearbeitet werden vor allem Daten der Personen, die für diese ein Konto nutzen.
2. Welche Daten wir bearbeiten und wozu
| Bereich | Daten | Zweck | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Kundenkonto | Name, E-Mail-Adresse, Sprache, Rolle, Organisation, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Zeitpunkt der Anmeldungen | Zugang, Verwaltung der Nutzer, Sicherheit | Vertrag |
| Buchung | Kampagnenangaben (Themen, Geografie, Sprachen, Laufzeit, Budget), Werbemittel und Ziel-URLs, Zeitpunkt und Fassung der akzeptierten AGB | Ausführung der Buchung, Nachweis der Zustimmung | Vertrag |
| Rechnung | Firmenname, Rechnungsadresse, Rechnungs-E-Mail, Beträge, Zahlungseingang | Rechnungsstellung, Buchhaltung | Vertrag, gesetzliche Pflicht |
| Kommunikation | E-Mails zu Buchung, Freigabe, Rechnung, Einladungen | Information über den Stand der Buchung | Vertrag |
| Technik | Protokolle der Server und Abläufe (Zeitpunkt, Vorgang, Fehler) | Betrieb, Fehlersuche, Sicherheit | berechtigtes Interesse |
Im Buchungstool setzen wir keine Analyse- oder Werbe-Cookies ein. Im Browser wird nur die technisch nötige Anmeldesitzung gespeichert (lokaler Speicher).
3. Empfänger und Dienstleister
Wir setzen folgende Dienstleister ein. Sie bearbeiten Daten in unserem Auftrag, ausser wo anders vermerkt.
| Dienstleister | Aufgabe | Standort der Daten |
|---|---|---|
| Supabase | Datenbank, Anmeldung, Speicher der Werbemittel | Irland (EU) |
| n8n | Automatisierte Abläufe (Buchung, Mails, Rechnung) | Deutschland (Frankfurt, Microsoft Azure) |
| Amazon Web Services | Mailversand, Auslieferung von Dateien, Vorschau im Umfeld | Deutschland (Frankfurt), Schweiz (Zürich) |
| Hetzner | Auswertung der Lieferdaten | Deutschland (Nürnberg) |
| Bexio | Rechnungsstellung und Buchhaltung | Schweiz |
| Hostpoint (Mail polikom.ch) | Versand von Bestätigungen | Schweiz |
| Google (Display & Video 360) | Ausspielung und Messung der Kampagnen; erhält Werbemittel und Kampagnenangaben, keine Kontodaten | USA, EU |
Für Entwicklung, Wartung und Betrieb der Plattform setzen wir KI-gestützte Werkzeuge von Anthropic (USA) ein. Dabei können im Einzelfall Betriebsdaten wie Namen und E-Mail-Adressen von Kontonutzern bearbeitet werden. Wir beschränken das auf das Nötige.
Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nur, wenn das Gesetz es verlangt.
4. Ausland, Werbeauslieferung, Aufbewahrung und Rechte
Bekanntgabe ins Ausland: Daten gehen in Staaten der EU, die nach Schweizer Recht ein angemessenes Datenschutzniveau haben. Für die USA stützen wir uns auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist, sonst auf Standardvertragsklauseln.
Werbeauslieferung: Die Kampagnen werden über Google Display & Video 360 auf Webseiten Dritter ausgespielt. Die Auswahl erfolgt nach Thema der Seite, Geografie und Sprache, nicht nach persönlichen Profilen. Wir erhalten von Google nur zusammengefasste Zahlen (z. B. Einblendungen, Klicks), keine Daten einzelner Besucher. Für Cookies und Daten der Besucher auf den Webseiten Dritter sind Google und die jeweiligen Webseitenbetreiber verantwortlich.
Aufbewahrung:
- Kontodaten: solange das Konto besteht; deaktivierte Konten werden nach 12 Monaten gelöscht
- Buchungs- und Rechnungsdaten: 10 Jahre (Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR)
- Technische Protokolle: 12 Monate
Rechte: Betroffene können Auskunft, Berichtigung und Löschung verlangen, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht, sowie die Herausgabe ihrer Daten. Anfragen an die Adresse in Ziffer 1. Beschwerden können an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) gerichtet werden.